综合药房是基层医院常见的一种医院药房管理模式,是包括门诊和住院的一体化药房,有场、物资、人员等资源利用率高的优点,但较其他单一的门诊药房或住院药房,药品的种类和数量更多,业务工作类型更,对人员及管理水平的要求也相应更高.随着医院的全面现代化建设,本院为提高药房的管理质量,推进药房管理,提高业务素质及服务水平,从2012年开始对原用管理系统,逐步建立物流化管理系统.本文本院药房的实际情况,就其建立物流管理系统的发展历程及使用情况相关总结和分析,为其他基层医院对综合药房信息化建设时提供参考.
1.1 传统发药流程
综合药房负责调剂门诊及住院病区患者的药品,业务量很大,尤其门诊处方与住院医嘱的繁忙时段集中,药房调剂效率与人员的工作质量凸显重要,稍有不慎,很容易差错1.本院门诊处方原采用传统的配发药流程,从收方窗收集患者的处方信息,药房药师打印处方摆药,填写药品的用法用量,将调配药品交与窗口发药人员,核对后交给患者并用药嘱咐等.住院医嘱,同一病区发送的药单数量多,药品种类相似,但药师必须按单重复调配,在过程中,药房药师工作效率低,使患者等候用药时间长,可见工作流程不合理影响医院药房的服务质量.
1.2 信息化管理旧模式
本院药房由于门诊与住院的管理模式不统一,在电子管理上使用两套不同的信息管理系统,使药房管理存在缺陷,增加管理难度.由于药品从药库入库,所以数据只能单一住院信息系统,药品消耗却在两个系统上同时,无法查询实时库存,效期管理与盘点等工作只能依赖人员手工完成,导致药品损耗,每月盘点的准确度也不高,均不利于药品质量的管理,特殊药品及贵重药品的管理,因此,实施综合药房物流信息化管理迫在眉睫.
2.1 药品货位号的设计与应用
对药品合理分类管理及货位号的应用,有利于药房药师快速和准确调配药品2,有效降低调配差错率,在药品领用计划及盘点也起重要的作用3.本院药房场条件,设计配药径,对在用药品分类,合理分布药架、冰箱等,并对其编号,建立药品的货位信息,货位号采用5位数编码,规则为第1、2位数为货架号,标号从数字01开始,设置0129为口服药架,3039为外用药架,4059为注射药架,6069为冰箱药架,7079为特殊药品及其他药架；第3位数为所在货架的层号,从数字1开始由上往下编号；第4、5位数为药品的定位码,从该层的左边开始定位.例如某药品的货位号为090508,表示该药放置在9号药架第5层从左边数起第8位上.货位号能直观显示在药单内,并使其药品按货位号排序,对药品的准确定位,能降低药品调剂中的差错率,提高工作效率,此外,新员工及实习生在调配工作上的培训也起了很大的指导作用4.
2.2 发药流程的优化
药房内药品品种繁多,数量、剂型、规格及高峰期超负荷工作是差错的主要原因5,因此,优化流程至关重要.在简化病区发药流程,本院实现同一病区同一性质多张的药单合并,自动统计某药的总体数量,生成按货位号排序的药单,减少重复工作,药师可按药架次序同时调配多张药单,大大提高了调配效率.在门诊发药系统,本院电子处方与条码体系,为患者配备诊疗卡,交费后刷卡即可候药,药房药师打印处方及配药标签调配,标签内容包括患者姓名、流水号、就诊日期等基本信息,及药品名称、规格、数量、用法用量、医生嘱咐、注意事项、药品货位号等信息,调配处方通过条形码扫描实现自动屏幕显示及叫号6,流程的使药师审读及调配处方清晰,患者对药品信息一目了然,加快窗口调剂速度,提高了处方准确性和发药效率,提升了门诊服务质量7.此外,国内一些信息化药房,类似的门诊发药流程一般都具有因患者未能及时取药而药房发药窗口药品堆积,从而影响排队患者取药的问题8,本院在物流管理系统里设计超时配格功能,配合条码为超时处方定位,患者只需重新刷卡,药师即可轻松找出该患者的处方药品.
2.3 库存管理准确性的提高
物流系统实时处理门诊及住院的药品出入库数据,可动态监测某药品的库存,可以查询及追踪药品的来源及去向,包括药品申领、审核入库、门诊发药、住院病区发药、药品报损、药房间调拨、科室领用等.药房可根据药品常用量设置库存的上、下限,系统对超过上、下限的药品有提醒功能,配合做好领用药品计划,一些缺货药品,可通过药品的帐页来药品的使用,选择标志时,医生可开具处方,选择不标志时,医生工作站则显示无药,无法开具该药品,此项功能可同时支配门诊和住院医生工作站,也可单一实施对门诊或住院的.药品请领计划可选择根据下限、一定时间范围内消耗量等多种条件自动生成表单,使药品的补充科学.物流管理系统还可以自动生成盘点表格,按货位号排序,药房工作人员按表格实物盘点,由管理人员核对、校正及原因分析等,提高了药品管理的合及盘点的准确性.
2.4 药品效期管理的实施
原有的人工效期记录管理模式,存在工作时间长、数据准确率低等缺点9,采用物流系统管理后,在药品入库时系统已准确记录药品的批号、效期等相关信息,药房人员可根据入库单验收,药品上架时可按批号摆放,上药人员也可根据效期&调整,把效期远的药品放在效期近的药品,并用标签注明,药房发药按近期先出的原则,系统出库也遵循此原则,因此,管理人员可从物流管理系统内查询有效期情况,与实际人工效期检查核对,可避免人为的遗漏及差错.此外,系统默认效期在6个月内的药品为近效期药品,在系统页面上有明显的提示,使管理人员的效期管理及时、合理.
综合药房因涵盖了门诊药房、住院药房及临床药学的功能,其管理质量直接影响临床工作,物流管理的引入,能改变传统的工作方式,优化工作流程,避免无效劳动,降低员工的劳动强度,提高药房调剂的质量和效率10.在药品质量管理,物流管理系统的应用,进一步弥补了以往在库存及效期管理上的漏洞,减少了医院系统因为药物管理不到位而的亏损.由于信息化管理药房,普遍对系统软件运作与计算机硬件依赖程度高,一旦电脑出现故障,则无法运作,这要求药剂科与计算机管理中心紧密联系,完善物流管理系统,以应对药房业务量的增加.
综上所述,要提高医院药房的管理体系、服务意识及服务质量,需要具备更科学、更完善的管理方法,本院通过建立物流管理系统对综合性药房管理的模式,分析本院药房药品储备情况、药房药品调剂工作和药房管理等影响,物流管理系统使用后药房工作质量有明显的改善,工作效率也显著提高11,且大大降低了医院的运行成本,经验值得在其他基层医院推广.药房的信息化管理其实是一项长期而系统的工作,需要所有药房人员努力、探索,总结经验,以建设全面自动化药房为目标.
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参考文献
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